Jak napsat fakturu, která bude schválena na první pokus
Naučte se, jaké údaje nesmí chybět a jak se vyhnout chybám, které zpomalují placení.
Čtěte dálePrávní stránka fakturace — co musíte vědět v ČR
Jaké údaje na faktuře jsou povinné, jak dlouho je archivovat a co hrozí, když zanedbáte detail.
Proč je správná fakturace důležitá
Faktura není jen papír nebo PDF na odeslání. Je to právní dokument, který se váže na daňové zákony, účetnictví a podnikatelské povinnosti. Když ji uděláte špatně, hrozí vám pokuty. Když ji nebudete archivovat správně, můžete ji při kontrole nenajít. A když na ní chybí důležité údaje, daňový úřad ji nebude akceptovat.
Problém je, že není jedna univerzální faktura. Liší se podle toho, jestli fakturujete v rámci EU nebo mimo ni, jestli máte registraci DPH nebo ne, a jestli je váš klient podnikatel nebo fyzická osoba. Tohle všechno ovlivňuje, co musíte na fakturu napsat.
Zákonné lhůty v přehledu
- 5 let — Jak dlouho musíte faktury archivovat
- 30 dní — Lhůta na vystavení faktury od data služby
- 34 položek — Počet povinných údajů na fakturu v EU
- DPH registr — Povinný údaj pro podnikatele s DPH
Povinné údaje na fakturu
Začneme s nejdůležitějším: co musí být na každé fakturu. Česká republika se řídí evropskou direktivou o DPH, takže máme jasně daný seznam povinných údajů. Není to možné si upravit nebo něco vynechat.
Základní údaje o dodavateli a odběrateli — firmu, sídlo, DIČ. Pak specifické číslo faktury a datum vystavení. Popis služby nebo zboží, cenu bez DPH a sazbu DPH. Celkovou cenu k úhradě. A nakonec podpis nebo razítko — to záleží na tom, jestli fakturu vydáváte papírově nebo elektronicky.
Chybí vám na fakturu něco z tohoto seznamu? Není to platná faktura. Není to podvod, ale daňový úřad vám ji neuznáte. A zákazník si ji nemůže odpočítat na DPH.
Archivace — jak dlouho a v jaké podobě
Zákon je jasný: faktury musíte archivovat pět let. Pět let od kalendářního roku, ve kterém jste fakturu vystavili. To znamená, že fakturu z března 2026 musíte mít v archivu až do 31. prosince 2031.
Archivovat můžete papírově nebo elektronicky. Papírové faktury si uložte do pořadače, kartonu nebo skříně — fyzicky je musíte mít někde u sebe. Elektronické faktury si můžete uložit do počítače, do cloudu nebo do speciálního účetního programu.
Důležité: elektronické faktury musíte archivovat v takovém formátu, aby byly čitelné a nebyly upravitelné. PDF je bezpečnější než Word dokument. A zálohujte si je. Když přijde kontrola a daňák zjistí, že faktury chybí nebo nejsou čitelné, můžete dostat pokutu až do výše odpočítaného DPH.
Správný postup — krok za krokem
Jak postupovat, aby byla vaše fakturace v pořádku a bez rizika.
01
Vystavte fakturu včas
Fakturu musíte vystavit do 30 dnů od data poskytnutí služby nebo dodání zboží. Nesjednaný termín? Pak do 30 dnů od data smlouvy nebo od doby, kdy je služba hotova.
02
Zkontrolujte všechny údaje
Než fakturu odešlete, zkontrolujte DIČ zákazníka, číslo faktury, cenu bez DPH a sazbu DPH. Jedna chyba v DIČ a faktura není platná pro odpočet.
03
Uložte si kopii ihned
Hned jak fakturu vystavíte, uložte si ji do archivu. Vytisknutou fakturu do složky, PDF do počítače. Nečekejte, až budete mít jich deset.
04
Sledujte splatnost
Zadejte si do kalendáře nebo do tabulky, kdy má faktura být splacena. Když je termín, zkontrolujte, jestli peníze dorazily. Když ne, napište připomínku.
Co hrozí, když uděláte chybu
Zákon má jasné postihy. Když fakturu nevystavíte vůbec nebo ji vystavíte bez povinných údajů, daňový úřad vám ji neuznáme. Pokud vám zákazník neuhradil, nemůžete si ji odpočítat na DPH a přijdete o desítky procent z její hodnoty.
Když faktury nebudete archivovat, máte potíž při kontrole. Daňák může požadovat, abyste prokázali, že jste faktury vystavili a že nejsou již starší než pět let. Když to nedokážete, může to vést až na finanční pokutu.
Nejčastěji se stává, že podnikatelé zapomenou na DIČ odběratele, neuvedou správnou sazbu DPH nebo špatně vypočítají cenu. Všechno toto jsou věci, které se dají snadno opravit, ale jen když si je všimnete včas.
Chybějící DIČ
Bez DIČ si zákazník nemůže fakturu odpočítat na DPH.
Pozdní vystavení
Pokud fakturu vystavíte po 30 dnech, je to porušení zákona.
Špatná DPH sazba
21% místo 15% — a faktura je neplatná pro účely DPH.
Absence archivu
Bez archivu nemáte důkaz o fakturu při kontrole.
DPH sazby — co si pamatovat
V České republice jsou hlavně tři sazby DPH: základní 21%, snížená 15% a super snížená 10%. Kterou sazbu použijete, záleží na typu zboží nebo služby.
Základní sazba 21% se používá pro většinu věcí — služby, zboží, software. Snížená 15% je třeba na potraviny, léčiva nebo hotel. A 10% je jen na vybraný sortiment, třeba základní léčiva nebo některé služby.
Když si nejste jistí, kolik je správná sazba, podívejte se do Katalogu zboží a služeb nebo si prostě zavolejte daňáku. Je lepší se zeptat než dělat chybu. A v každém případě — všechny DPH sazby musíte na fakturu jasně napsat.
Máte otázku na konkrétní situaci?
Právní předpisy se mění a každá situace je trochu jiná. Když si nejste jisti, jak postupovat, je lepší se zeptat než riskovat pokutu. Poraďte se s účetním nebo právníkem — bude vám to stát pár stovek korun, ale ušetří vám desítky tisíc.
Kontaktujte nás s otázkouPrávní poznámka
Tento článek je určen jako vzdělávací materiál a poskytuje obecné informace o legislativě týkající se fakturace v České republice. Není to právní poradenství a nenahrazuje konzultaci s kvalifikovaným právníkem nebo účetním. Zákony se mění a jednotlivé situace se liší. Před přijetím rozhodnutí, které se týká vašeho konkrétního případu, se vždy poraďte s odborníkem.
Další články na téma
